Főoldal > Projektmenedzsment

Szolgáltatások

Projektmenedzsment

[A Wikipédiából, a szabad enciklopédiából]

A projektmenedzsment az erőforrások szervezésével és azok irányításával foglalkozó szakterület, melynek célja, hogy az erőforrások által végzett munka eredményeként egy adott idő- és költségkereten belül sikeresen teljesüljenek a projekt céljai. A projekt időszaki vállalkozás, melynek célja, hogy egyedi terméket vagy szolgáltatást hozzon létre. "Időszaki" abban az értelemben, hogy a projektnek van kezdete és vége (nem összetévesztendő az átfutási idővel). "Egyedi" abban az értelemben, hogy a termék vagy szolgáltatás a projekt végén valamilyen módon eltér a jelenlegitől. Az egyediség azt is jelenti, hogy a projekt alapjaiban különbözik a folyamatoktól és az üzemeltetéstől, amelyek állandóak vagy csaknem állandóak abban az értelemben, hogy gyakorlatilag azonos terméket vagy szolgáltatást eredményeznek, akármikor és akárhányszor is hajtják ezeket végre. Az ismétlődő tevékenységek (folyamatok vagy üzemeltetés) és az egyszeri tevékenységek (projektek) menedzselése alapvetően más technikai ismereteket és megközelítést igényel.

A projektmenedzsment első kihívása, hogy az eredményt adott, előre meghatározott korlátok figyelembevételével kell elérnie. A második, még komolyabb kihívás, hogy a projekt az előre definiált célok eléréséhez a szükséges eszközöket optimálisan és integrált módon használja fel. A projekt tehát az előre definiált célok elérése érdekében tett észszerűen megválasztott, erőforrás (idő, pénzt, emberek, anyagok, energia, hely) felhasználással járó tevékenységek sorozata.

A projektmenedzsment története

Projekteket azóta terveznek, mióta az emberek nagyobb feladatokat közösen végeznek. Legyen akár szó egy hadjárat megtervezéséről és felszereléséről, egy templom vagy erődítmény megépítéséről, egyik sem volt elképzelhető anélkül, hogy az ezért felelős emberek ne tervezték volna meg ezeket a „projekteket”. Azonban hosszú ideig mindez keretek nélkül történt, az adott személy tudásán és tapasztalatán alapult; csak a 20. században gyűjtötték össze és rendszerezték ezeket az informális eljárásokat, és alakították ki a tudományos formáját, melyet ma projektmenedzsmentnek nevezünk.

Az 1900-as évek elején Frederick Taylor egy pennsylvaniai acélműben kezdte el tanulmányozni, hogy a munkások által végzett feladatok részekre bontásával és mérésével hogyan lehet növelni a hatékonyságot. Érdeklődésének középpontjában az állt, hogy lehet-e jobb eredményeket elérni a már ismert módokon ("dolgozz többet és keményebben") kívül. Munkái a menedzsmenttudományok alapjainak tekinthetőek.[1]

Taylor munkatársa volt Henry Gantt, aki az első világháború alatt az Amerikai Haditengerészetnél tanulmányozta a hadihajók építésének folyamatát és a folyamat menedzsmentjét. A hajóépítést folyamatokra és feladatokra bontotta, a feladatok végrehajtását mérte és dokumentálta, és ehhez saját maga alkotott speciális grafikonokat. Ezekkel átlátta és elemezni tudta a hajóépítés egyes folyamatait és összefüggéseit, és nyomon tudta követni, hogy hogyan halad előre az építés (terv szerint haladnak, késésben vannak stb.). A Gantt-diagram az elmúlt majd 100 évben végig fontos eszköze maradt a projektmenedzsmentnek, Gantt munkái előfutárai voltak több mai, modern menedzsment eszköznek, többek között az erőforrásallokációnak és a WBS-nek (work breakdown structure).

A modern projektmenedzsment kialakulásának kezdete az 1950-es évekre tehető, amikor az amerikai rakétaprogram a szovjetekhez képest hátrányban volt. Nemzetbiztonsági kérdéssé vált, hogy az Egyesült Államok minél hamarabb képes legyen interkontinentális ballisztikus rakétát előállítani. Egészen addig a projekteket ad hoc módon, gyakran a Gantt-diagram segítségével, de leginkább informális technikák használatával menedzselték az USA-ban is. A Polaris rakéta projekt során ezernél is több beszállító dolgozott; ehhez a rendkívül komplex és nagyméretű projekthez az addig használt módszerek nem vezettek volna elég gyorsan eredményre. A Polaris projekt során fejlesztette ki 1958-ban a Booz Allan Hamilton Inc. nevű tanácsadó cég alvállalkozóként a projektek tervezésére és ütemezésére használt első tudományos modellt, az ún. PERT modellt (Program Evaluation and Review Technique – program kiértékelési és felülvizsgálati technika).[2] Nagyjából ebben az időben fejlesztette ki a DuPont Corporation és a Remington Rand Corporation közösen a projektek tervezésére és ütemezésére használt másik matematikai hátterű algoritmust, a kritikus út módszert (Critical Path Method). Ezek a matematikai módszerek nagyon gyorsan elterjedtek a civil vállalatok körében, akik – a katonai programok sikerét követően – használni kezdték a hadsereg által finanszírozott kutatások és fejlesztések eredményeit.

1969-ben alakult meg a Project Management Institute (PMI) abból a célból, hogy a projektmenedzsment iparág érdekeit szolgálja. A PMI alapfeltevése az volt, hogy a projektmenedzsment eszközök és technikák közösek még az olyan egymástól távol álló területek között is, mint a szoftver-fejlesztés vagy az építőipar. 1981-ben a PMI vezető testülete jóváhagyta a később Projektmenedzsment Útmutató (The Guide to the Project Management Body of Knowledge – PMBOK) néven ismertté vált dokumentum kifejlesztését, amely tartalmazza a szakmában széleskörűen elfogadott szabványokat és gyakorlati útmutatókat.

Definíciók

PMBOK (Project Management Institute – PMI) szerint: "A projektmenedzsment a projektkövetelmények teljesítése érdekében végzett tevékenységek során a tudás, képességek, eszközök és technikák alkalmazása."[3]

DIN 69901-1 szerint (Német Szabványügyi Intézet – Deutsches Institut für Normung): "A projekmenedzsment a projekt végrehajtása során alkalmazott vezetéssel kapcsolatos feladatok, technikák, eszközök, valamint a vezetésszervezés összessége."

PRINCE2 projektmenedzsment módszertan szerint: "A projektmenedzsment a projekt valamennyi szempont szerinti megtervezése, követése és ellenőrzése, és mindazok motiválása, akik részt vesznek a projekt céljainak az előre meghatározott időben, költségkereteken belül és megfelelő minőségben történő megvalósításában."[4]

Projektmenedzsment folyamatok

A használt projektmenedzsment módszertantól függetlenül, a projektmenedzsment folyamatok indítási, tervezési, végrehajtási, kontroll valamint zárási folyamatcsoportokba sorolhatóak.

Kezdeményezési folyamatcsoport

Ebbe a csoportba tartoznak azok a folyamatok, amelyek az új projekt vagy projektfázis formális jóváhagyását hivatottak előkészíteni és segíteni.

Ha ezt a szakaszt nem végezték el megfelelően, akkor nagy az esélye, hogy a projekt sikertelen lesz, az üzleti elképzelések nem teljesülnek. A legfontosabb, hogy a projekt indításakor a résztvevők megértsék az üzleti igényeket, ismerjék az üzleti és szervezeti környezetet, és kellően jól mérjék fel a kezdeti kockázatokat.

  • Az indítási szakaszban készül el a projektalapító dokumentuma (project charter), amely ideális esetben definiálja és leírja:
  • A különböző érdekeltek, szponzorok, ügyfelek igényeit, követelményeit és elvárásait
  • Az üzleti igényeket
  • Projekt által elérendő (lehetőleg mérhető, objektív) célokat és a projekt végrehajtásának indokait
  • A projektvezető személyét és működésének határait
  • A projekt végrehajtásának költségvetését, hozzávetőleges ütemezését, és a résztvevőket
  • A befektetés megtérülését alátámasztó pénzügyi elemzést (business case)
  • A kezdeti kockázatokat, feltételezéseket és ismert korlátozó tényezőket

Meg kell jegyezni, hogy sok, úgynevezett projekt javaslat, vagy projekt kezdeményezés az elemzések eredményeként már el sem jut abba a fázisba, hogy projekt legyen belőle. A fentiekben felsorolt területek egyben döntési pontok is: elfogadják a kidolgozott dokumentumot, vagy módosításokat írnak elő, esetleg kiderül, hogy az elemzések, javaslatok alapján az a döntés születik, hogy a projekt nem indul el, vagy nem lép a következő szakaszba. Például előfordulhat, hogy egy projekt összes előkészítő elemzése és dokumentuma elkészül, de a pillanatnyi pénzügyi helyzet vagy egyéb, időközben megváltozott körülmény miatt a projekt alapító dokumentumát a vezetés mégsem hagyja jóvá – az eddig ráfordított költségek ugyan veszteséget jelentenek, de összehasonlíthatatlanul kisebbet, mint egy sikertelen projekt teljes költsége.

Tervezési folyamatcsoport

Ebbe a csoportba tartoznak azok a folyamatok, amelyek a projekt céljainak pontosításával és a projekt célkitűzéseinek eléréséért végrehajtandó lépések megtervezésével függnek össze. A tervezési folyamatcsoportba tartozó főbb folyamatok:

  • a hatókör (terjedelem) pontos meghatározása
  • a projekt részfeladatokra bontása
  • a részfeladatokhoz tartozó elvégzendő tevékenységek meghatározása, a közöttük levő összefüggések megtervezése
  • a tevékenységekhez tartozó erőforrás és időbecslések elkészítése
  • a fentiek alapján a projekt ütemtervének és költségvetésének megtervezése

Ide tartozik néhány fontos segédfolyamat, mint a kommunikációs és kockázatkezelési terv elkészítése, a minőségtervezés és a beszerzési terv elkészítése. A fenti tervezési folyamatok eredményeként előálló rész-terveket a projektmenedzsment terv fogja össze, mely a projekt végrehajtási tervének tekinthető.

Végrehajtási folyamatcsoport

A végrehajtás fő feladata az elkészült tervek alapján a projekttevékenységek irányítása és összehangolása, annak érdekében, hogy a projekt elérje célját. Ebbe a folyamatcsoportba tartoznak még a minőségbiztosítási folyamatok, a projektcsapat fejlesztésével és teljesítményértékelésével, az információ megfelelő elosztásával és a beszállítók kiválasztásával kapcsolatos folyamatok.

Követési és felügyeleti folyamatcsoport

Ez a folyamatcsoport a projekt tervezett végrehajtása és a tényleges végrehajtása közötti különbségek folyamatos ellenőrzésével foglalkozik, annak érdekében, hogy az esetleges problémákat idejében észleljék és megfelelően tudjanak reagálni rá. Két fő folyamat tartozik ide:

  • A projekt teljesítményével és működésével kapcsolatos információk összegyűjtése, feldolgozása és az információ eljuttatása az érdekeltekhez
  • Az integrált változáskezelés

A két fő folyamatot szintén számos másik folyamat segíti, mint például az ütemezés, költségek és kockázatok kontrollálása, projekttermékek ellenőrzése, jelentések készítése, szerződésadminisztráció.

Zárási folyamatcsoport

A zárás magában foglalja a projekt adminisztratív és pénzügyi lezárását: a függő kifizetések elrendezését, szerződések lezárását, a szükséges dokumentumok archiválását, a részvevők megfelelő helyekre történő visszairányítását, a bérelt eszközök visszaadását stb. Nagyon fontos, hogy a projekt pozitív és negatív tapasztalatait a projektcsapat, vagy annak egy része kiértékelje, és a legfontosabb tapasztalatokat egy későbbi felhasználás céljára összegyűjtse és dokumentálja.

A projektmenedzsment kilenc területe

A PMBOK szerint a projektmenedzsment alapvetően az alábbi 9 területtel foglalkozik:

  • Integrációmenedzsment: A terület feladata a projekt különböző elemeinek összehangolása. A projektmenedzsment standardok segítik ennek a végrehajtását.
  • Terjedelemmenedzsment (scope management): A projekt terjedelmének menedzsmentje biztosítja, hogy a kitűzött projektcélok (és csak azok) megvalósuljanak. Azonban ennek a területnek nem csak az eredeti cél szem előtt tartása a feladata, hanem az is, hogy a projekt végrehajtása során felmerülő új vagy megváltozó célokat azonosítsa, beépítse a projektbe, és a szükséges újratervezéseket elvégezze.
  • Ütemezésmenedzsment: A terület feladata az eredeti ütemezés betartása, melynek során kommunikációs eszközként a projekt ütemezését (projekttervet) használja.
  • Költségmenedzsment: A terület feladata a költségvetés keretein belül történő végrehajtás biztosítása, a költségtúllépés felismerése és az esetlegesen szükséges korrekciós tevékenységek végrehajtása.
  • Minőségmenedzsment: A terület feladata, hogy biztosítsa a projekt eredményeinek az elvárt és specifikált paraméterekkel (minőséggel) történő leszállítását.
  • Emberi erőforrás menedzsment: Ide tartozik az emberi erőforrásoknak a képesség és rendelkezésre állás figyelembevételével történő optimális felhasználása, beleértve az erőforrások képzését és fejlesztését is.
  • Kommunikációmenedzsment: A terület feladata a projektben részt vevő összes érdekelt személy és szervezet megfelelő mennyiségű, minőségű és rendszerességű tájékoztatása.
  • Kockázatmenedzsment: Ide tartozik a minőségi és mennyiségi kockázatelemzés, elkerülési és tartaléktervek kidolgozása
  • Beszerzésmenedzsment: A terület feladata a beszállítókkal és partnerekkel történő együttműködés és integráció szabályozása.

Friss pályázati hírek, cikkek

Hivatalos: januártól indul az építőipari cégek támogatása

2017. december 14.

Egyre nagyobb problémát jelent az építőipari munkaerőhiány, ezzel együtt azonban az ágazat gépesítettsége sem teszi lehetővé a felmerülő igények szerinti bővülést. Ennek kapcsán november végén együttműködési megállapodást írt alá Varga Mihály nemzetgazdasági miniszter és az Építési Vállalkozók Országos Szakszövetségének elnöke az építőipar teljesítményének növeléséről. Koji László, a Szakszövetség elnöke a szervezet évzáró közgyűlésén hivatalosan is bejelentette, hogy legkésőbb januárban megjelennek az építőipar gépesítését támogató pályázatok - írja a Világgazdaság. Tovább olvasom >

Megnyílt a várt céges eszközbeszerzési EU-pályázat

2017. december 13.

Megnyílt a korábban 5 nappal elhalasztott céges eszköz- és szoftverbeszerzési EU-pályázat, amelynek 17 milliárd forintos keretére várhatóan nagy lesz az érdeklődés, hiszen akár 50%-os vissza nem térítendő támogatás is elnyerhető. Tovább olvasom >

41 milliárddal több gazdaságfejlesztési EU-pénzt oszthat ki a kormány

2017. december 5.

Megjelent a legfrissebb Magyar Közlönyben az a kormányhatározat, amely alapján összesen 41 milliárd forinttal bővült a Gazdaságfejlesztési és Innovációs Operatív Program (GINOP) pályázatain elosztható források mérete. Jó hír a cégeknek, hogy az egyik legnépszerűbb pályázat (GINOP-1.2.1-16) keretösszege a változások eredményeként csaknem duplájára ugrott, így sokkal több nyertest lehet kihirdetni. Az is fontos, hogy a változások alapján öt új pályázati konstrukció szerepel az idei menetrendben. Tovább olvasom >

ÚJ pályázat - Borszőlőültetvény telepítés támogatása

2017. november 14.

„Borszőlőültetvény telepítés támogatása” címmel megjelent a VP2-4.1.3.6-17 kódszámú pályázat felhívásának tervezete. Az igényelhető támogatás összege egyéni projekt esetén maximum 75 millió Ft, kollektív projekt esetén maximum 150 millió Ft, a támogatási intenzitás 40-70%-ig terjed. Támogatási igény az új borszőlő ültetvény telepítésével kapcsolódóan nyújtható be. A támogatási kérelmek benyújtására előreláthatóan 2018. február 15. napjától 2020. augusztus 31. napjáig van lehetőség. Tovább olvasom >

Hírlevél feliratkozás

Iratkozzon fel hírlevelünkre, hogy elsők között értesíthessük
a legfrissebb pályázati és vállalkozásfejlesztési hírekről!